集計しやすい表の形に直す
約10分
このレッスンのゴール
「見出し1行・1行1件・セルを結合しない・空行なし」の表の形を知り、崩れた表を直せるようになる
先にこちらを学んでおくと安心：セルに入力して、確定・修正・削除する
見た目はきれいなのに、並べ替えるとエラー、フィルターをかけると一部しか出ない、集計すると数が合わない……。原因の多くは「表の形」です。
Excel が得意なのは、次の4つを守った表です。この形にしておくと、並べ替え・フィルター・テーブル・ピボットテーブル・関数が、そのまま正しく動きます。
1. 見出しは1行だけ：いちばん上の1行に、列ごとの項目名（部署・担当・金額…）を置く。
2. 1行に1件：1つの取引・1人の社員を1行に書く。同じ値でも、行ごとに省略せず入れる。
3. セルを結合しない：で縦にまとめると、2行目以降は「空」とみなされる。
4. 空の行・列をはさまない：Excel は空の行を「表の終わり」と判断する。
よくあるミス
同じ値のセルを縦に結合する
結合の2行目以降は空扱い。フィルターで「営業部」を選んでも1行しか出ない
区切りのつもりで空の行を入れる
空の行の下は、別の表だと判断される。並べ替えやフィルターの対象から外れる
このレッスンの用語
- セルせる
- Excel の画面のマス目1つ1つのこと。文字・数値・式を1つずつ入れる。
- 範囲はんい
C2:C11のように、となり合った複数のセルのまとまり。「:」は「〜から〜まで」の意味。
Windows と Mac のちがい
| 操作 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| 離れたセルまで選ぶ | 始めのセルをクリック → Shift を押しながら終わりのセルをクリック | 始めのセルをクリック → shift を押しながら終わりのセルをクリック |