名簿を差し込んで、全員分の案内状を一度に作る
約12分
このレッスンのゴール
宛先の選択・差し込みフィールドの挿入・結果のプレビュー・完了と差し込みで、全員分の案内状を作れるようになる
先にこちらを学んでおくと安心：差し込みに使える名簿の形に整える
50人のお客様に、宛名だけちがう案内状を送りたい。1枚ずつ名前を打ち替えて印刷…は、時間もかかるし打ち間違いも起きます。差し込み印刷なら、ひな形1枚と名簿から全員分ができあがります。
流れはタブの左から右へ。①→ ②→で Excel の名簿を選ぶ ③名前や住所を入れたい所にで «氏名» などを入れる ④で1件ずつ確かめる ⑤→。
⑤をすると、全員分が1人1ページで並んだ新しい文書ができます。ひな形は変わらないので、次の案内のときもそのまま使えます。
よくあるミス
名前を1つずつ打ち替えて印刷する
時間がかかり、打ち間違いや送り忘れが起きる
プレビューで確かめずに印刷する
空の宛名・住所の長さのはみ出しなどに、印刷してから気づく
Windows と Mac のちがい
| 操作 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| タブ | 共通Win・Mac とも同じ並び。Mac 版はの一覧の名前が少しちがうことがある | |