差し込みに使える名簿の形に整える

約10分

このレッスンのゴール

差し込み用の名簿を、見出し1行・1行1人・敬称なしの形に直せるようになる

先にこちらを学んでおくと安心：集計しやすい表の形に直す

Excel の名簿を Word につないだら、見出しが「列 1」「列 2」になった、空っぽの案内状が1枚できた、宛名が「山田花子様様」になった…。差し込みの失敗の多くは、名簿の形が原因です。

Word は名簿の1行目を見出し（フィールド名）、2行目から下を1行1人のデータとして読みます。表の上のタイトル、空行、合計の行があると、それも1人分として読んでしまいます。

名簿の形のルール：①1行目に見出し（氏名・住所…）だけを置く ②セルを結合しない ③空行・合計の行を入れない ④「様」などの敬称は名簿に入れず、Word の文書の側で付ける。

名簿の上にタイトルや作成日を入れる

Word はいちばん上の行を見出しとして読むので、フィールド名が「顧客名簿…」「列 2」になる

名前に「様」を付けて入力しておく

文書の側の「様」と重なって「様様」になる。会社あての「御中」にも切り替えられない

途中に空行や合計の行がある

空の宛名や「合計」あての案内状ができてしまう

Windows と Mac のちがい

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